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L’agenda che funziona e fa funzionare lo studio odontoiatrico

L’agenda che funziona e fa funzionare lo studio odontoiatrico

Pubblicato da il 19 Gen 2016 in Costi sotto controllo | 0 commenti

 

L’agenda degli appuntamenti può essere definita il cuore dello studio. Come questo organo influenza il benessere del corpo, così la nostra agenda influenza il benessere dello studio. Tuttavia può essere sottoposta a periodi di tachicardia o di bradicardia ed entrambe le situazioni, se esasperate, possono portare al collasso della nostra attività.

Infatti all’agenda sono collegate le nostre emozioni quali tranquillità, stress o addirittura “odio”.

La gestione degli appuntamenti è l’unico strumento che influenza allo stesso tempo sia la nostra qualità di vita che la redditività dello studio. Malgrado questo non viene sempre utilizzata adeguatamente. Capita di trovare studi dentistici di una certa complessità che utilizzano varie agende cartacee, perché “si è sempre fatto così”. Molti di questi studi soffrono di gravi patologie quali: ritardi cronici, senso di soffocamento da mancanza di tempo, frequenza di tempi morti.

Anch’io per molti anni ha utilizzato l’agenda cartacea. Ci dava un senso di sicurezza anche se alcuni pomeriggi dovevamo telefonare a casa alla segretaria part-time, perché non capivamo ciò che aveva scritto la mattina. Quando assunsi un’igienista e un collaboratore, la situazione iniziò a complicarsi. Le agende diventarono tre e, durante il cambio dell’anno, sei. In quel periodo transitorio (con sei agende) la telefonata temuta era: ”Ho un appuntamento questa settimana, ma non so con chi e per fare cosa” ciò significava una ricerca in sei agende e una successiva telefonata al paziente per confermare la seduta… sperando di trovarlo.

Tanto tempo perso, tanto denaro speso… Ci dicono che il tempo è denaro. Io dico che il tempo è vita. La gestione del tempo nello studio ha una inevitabile influenza sia sull’ambito economico che su quello emozionale del dentista. Per questo gestire il tempo è uno dei fattori più importanti nella gestione dello studio odontoiatrico (per chi volesse approfondire tale argomento ecco un Report che approfondisce tali argomenti).

Da tale conduzione infatti derivano molti aspetti della nostra professione:

  • il nostro stato d’animo: saltare da una poltrona all’altra accumulando ritardi non ci fa senz’altro rilassare
  • la nostra condizione economica: in una corretta analisi dei costi, la componente principale è senz’altro il costo orario, più una prestazione dura nel tempo, più costa
  • la fidelizzazione del paziente: essere in ritardo e non poter scambiare una parola con chi c’è dietro quella bocca da curare non invoglia a rimanere
  • il nostro personale ausiliario: far sì che le assistenti si sentano sempre come all’ultimo giro di Indianapolis, non aiuta di certo. Inoltre correre sempre senza organizzarsi stimola solo il turn-over.

Avere una “Agenda Produttiva” ci permette di ottimizzare il nostro tempo e raggiungere dei valori di produttività molto alti (con aumenti anche del 30%). Questo senza acquistare costosi macchinari o assumere altro personale.

Prima di tutto però ci vogliono gli strumenti giusti. La condizione necessaria al miglioramento della gestione del tempo nello studio è senz’altro l’utilizzazione di una agenda informatizzata. È molto difficile ottenere gli stessi risultati attraverso la gestione di sei cartelle cartacee… L’agenda cartacea rappresenta una delle abitudini più resistenti nello studio dentistico, che però può farci perdere centinaia di euro al giorno. Spesso non ci si rende conto degli enormi vantaggi che si possiamo ottenere modificando tale strumento.

  1. Immediatezza degli studi: se il programma è in rete le variazioni vengono recepite quasi in tempo reale in ogni sala operativa, senza che la segretaria debba alzarsi dalla sedia.
  2. Front-deskless: questa parola significa ”senza segreteria”. Praticamente è possibile dare gli appuntamenti già da ogni sala operativa. Utilizzando una agenda cartacea invece si possono creare dei grossi ingolfamenti presso la segreteria. Può succedere infatti che escano contemporaneamente i pazienti dalle sale operative, compreso quello dell’igienista; nello stesso istante entra una persona dalla sala d’attesa per chiedere informazioni e un nuovo paziente entra nello studio per prendere un appuntamento. In quel momento arriva anche un rappresentante ed è… BOOOM. Sei persone che si accalcano sul bancone della segretaria. Sembra una barzelletta, ma purtroppo succede. Mi è capitato di visitare uno studio in cui i pazienti, usciti dalle sale operatorie, dovevano rimettersi in fila per prendere l’appuntamento per la seduta successiva. La povera segretaria doveva rispondere al telefono, parlare dei preventivi, soddisfare le domande dei pazienti in sala d’attesa e dare gli appuntamenti alle persone che uscivano dalle quattro sale operative. Mentre nella reception succedeva questo il dentista e l’assistente chiacchieravano tra di loro attendendo che la segretaria facesse passare il paziente successivo… Avere uno “spazio segreteria” in ogni studio velocizza enormemente le procedure ed è come se avessimo una segretaria in più, a costo zero.
  3. Tempo di ricerca: questo è uno dei punti di forza dell’agenda informatizzata. Con la “funzione ricerca” possiamo sapere quasi in tempo reale quando il paziente deve presentarsi in studio e siamo in grado di rispondere ad eventuali domande già durante la normale conversazione telefonica.
  4. Cambio anni: nella stessa agenda possiamo avere gli appuntamenti fino al 2050. Dimentichiamoci quindi le sei agende sparse sulla scrivania…
  5. Spazio quasi illimitato: nello spazio di un singolo blocco di tempo possiamo inserire molti fogli A4.
  6. Più operatori: ci permette di vedere in una unica schermata a più colonne l’intera giornata per poltrona o operatore.

Se vogliamo migliorare la nostra produzione attraverso una corretta gestione del tempo l’agenda informatizzata è senz’altro la soluzione migliore. Solo così possiamo ottimizzare i tempi e avere una corretta visione dell’utilizzo della nostra struttura. Chiaramente non tutte le agende informatiche sono uguali anche se rappresentano un passo avanti verso la corretta gestione dello studio.

Sono notevoli i cambiamenti che una simile organizzazione del tempo può portare. In alternativa possiamo rimanere ancorati all’agenda cartacea. Tuttavia il prezzo da pagare è impiegare il personale per lavoro inutile e mantenere la nostra struttura in una situazione di ipo-produzione.

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Tiziano Caprara Laureato all’Università di Bologna. Si interessa da più di 10 anni di gestione dello studio dentistico. È autore di numerosi articoli su riviste nazionali (Fronte stomatologico, Dental Cadmos, Dentista Moderno) ed internazionali (Farran Report, Indipendent Dentist). Relatore a congressi nazionali ed internazionali per quanto riguarda la gestione dello studio dentistico, efficienza del personale ausiliario e comunicazione in odontoiatria. Ha collaborato alla stesura del libro del prof. Guastamacchia “Gestione della pratica professionale odontoiatrica”. È autore dei libri “Il Dentista tra lavoro e vita” e “Io odio i dentisti…ma non lei dottore!”. È iscritto all’Ordine dei Giornalisti del Friuli Venezia Giulia. Direttore della rivista “Dentist Report”. Pratica la libera professione odontoiatrica dal 1987. Coach Certificato (ACC) dalla International Coach Federation.

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