Conoscenza Tacita VS Esplicita nel team dello studio odontoiatrico

Quante volte in questi anni ti sei sentito ripetere che le sole conoscenze cliniche non sono più sufficienti?

Immagino tante, forse fino alla nausea, delle volte scatenandoti quello che gli psicologi chiamano "reattanza psicologica", ovvero non eseguire quanto le persone a noi vicine ci consigliano.

La pressione sociale, a volte, è talmente forte che siamo spinti a fare il contrario di quello che la logica ci impone.

Il nocciolo della questione è che per governare il tuo studio nel 2022, risulta sempre più necessario avere delle competenze trasversali in diversi ambiti.

Non devi essere necessariamente uno specialista, ma devi sapere quel tanto che basta per essere al passo con i tempi, senza essere il collo di bottiglia della sua crescita.

Competenze organizzative, comunicazionali e di gestione sono le basi per far crescere la prima visita all’interno del tuo studio.

Gestirla con efficacia vuol dire assicurarti una vita lavorativa prospera ed appagante, vuol dire riuscire ad acquisire pazienti con costanza evitando di perdere tempo e soldi, perché ci sono dei costi invisibili di cui pochi tengono conto:

• il tempo impiegato nel suo svolgimento,
• le risorse umane necessarie,
• i materiali,
• i macchinari e le attrezzature,
• l’erogazione delle prestazioni che avresti potuto svolgere al posto della visita,
• e le attività di richiamo dei preventivi in stand by,

sono alcuni di quei costi con cui ogni studio deve confrontarsi.

Gestire con efficacia la tua prima visita vuol dire anche prendersi in carico l’uniformità e la trasmissione della conoscenza ai vari attori che partecipano al suo svolgimento: clinici, office manager, segretarie e aso.

La gestione e la trasmissione della conoscenza sono un tema molto caldo per tutti gli studi odontoiatrici.

La rotazione, più o meno alta, del personale di studio mette a dura prova il servizio e la qualità erogata ai pazienti.

Dimissioni, licenziamenti, maternità, nuove acquisizioni sono momenti di grande criticità che, se non gestiti adeguatamente, potrebbero portare la struttura in sofferenza.

Uno dei modi migliori di gestirli è avere dei protocolli di lavoro strutturati.

D’altro canto, la crescita e la motivazione del personale in attività, spesso e volentieri con diversi anni di carriera alle spalle, passa attraverso l’acquisizione di nuove competenze.

Osservando le persone nel loro ambiente lavorativo, quello che ho notato è che il livello di competenza non è mai in equilibrio, o lo rimane per un lasso di tempo più o meno variabile, andando a scemare o incrementare nel tempo, rispetto al tipo di azioni che eseguiamo in un senso o nell’altro; facci caso.

Persone che venti anni fa erano assolutamente in linea con le competenze richieste dal settore e che ora, con l’evolversi dello stesso e delle richieste dei pazienti, sono in una china discendente.

Spesso vengo in contatto con strutture odontoiatriche che all’interno vantano eccellenze cliniche che non trovano riscontro nella gestione extraclinica.

Il problema di studi di questo genere è che vanno a due velocità: la clinica è reattiva e al passo con i tempi, mentre l'extra clinica fatica e erode i margini della prima.

L’evoluzione della conoscenza clinica deve andare di pari passo con quella extra clinica e viceversa. Le due materie, e le persone che le eseguono, sono legate a doppio filo tra loro.

Immagina il flusso di prima visita come una catena, dove ognuno dei suoi anelli rappresenta i vari passaggi e le persone coinvolte, ognuno legato al precedente e al successivo, dove il primo rafforza il secondo, fino ad arrivare a ottenere una catena di valore solida e concreta.

Il tema della gestione della conoscenza è di fondamentale importanza per lo sviluppo e la crescita dello studio e la professionalizzazione delle persone che in esso vivono, lavorano e interagiscono con gli altri.

A volte leggo post di titolari di studio che vorrebbero cedere la loro attività ma che non ci riescono, o ci riescono dopo svariati anni, con difficoltà e senza realizzare quello che decine di anni di lavoro avrebbero potuto dargli.

Fanno fatica perché spesso lo studio è titolare centrico.

In una buona organizzazione lo studio potrebbe e dovrebbe fare anche a meno della presenza del titolare.

Invece, spesso e volentieri, questa non è ben definita e tanto meno sono presenti dei protocolli di gestione extra clinici.

Capisci bene che chi dovrebbe subentrare lo farebbe con una grande incognita. E questo, dal punto di vista imprenditoriale, è un errore.

Come pagano i pazienti e come sono stati abituati nel tempo?

Come viene gestita l’agenda?

La documentazione viene regolarmente prodotta e fatta firmare?

Meglio crearsi uno studio da zero.

Ben altra situazione vivrà chi vuole realizzare cedendo il proprio studio nel momento in cui sono presenti dei protocolli di lavoro precisi, personale formato e motivato, una situazione finanziaria florida e dei pazienti educati al rispetto delle regole create e condivise con il titolare.

La conoscenza presente all’interno dello studio dovrebbe essere articolata, codificata e registrata, attraverso un opportuno percorso di conversione per essere facilmente trasmissibile agli altri.

Di questo e altro ti parlerò durante i nostri eventi dal vivo.

Buon lavoro.