L'amara verità sugli elementi con cui ci giudicano i pazienti odontoiatrici

L’amara verità è che per quanto possiamo essere capaci a livello clinico i pazienti ci giudicheranno su una serie di elementi esclusivamente extra clinici.

I protocolli di lavoro extra clinici sono fondamentali, tuttavia spesso trascurati.

Senza di essi, la struttura può subire disorganizzazione, errori di comunicazione e inefficienze operative.

Protocolli efficaci portano a:

• Maggiore efficienza
• Migliore comunicazione
• Esperienza del paziente migliorata
• Aumento del successo e della reputazione della clinica

Per affrontare queste sfide, è essenziale seguire 8 regole chiave:

1. Definire obiettivi chiari e misurabili.
2. Coinvolgere il personale nell'elaborazione dei protocolli.
3. Standardizzare i processi fondamentali.
4. Definire chiaramente le procedure e le linee guida.
5. Documentare i protocolli per un accesso facile e aggiornamenti regolari.
6. Fornire formazione continua al personale.
7. Monitorare e misurare i risultati per valutare l'efficacia.
8. Eseguire un controllo continuo e adattamento per migliorare costantemente.

Definire obiettivi chiari

I protocolli devono avere obiettivi chiari e misurabili. Ad esempio, se il protocollo riguarda la gestione degli appuntamenti, l’obiettivo potrebbe essere ridurre il numero di disdette dei pazienti del 20% entro un determinato periodo.

Coinvolgere il personale

Coinvolgere tutti i membri dello staff nella creazione dei protocolli è essenziale.

Ogni ruolo ha un punto di vista unico e prezioso sulla routine quotidiana, quindi è importante considerare le opinioni di tutti. Ciò favorirà senso di appartenenza e responsabilità all’interno del team.

È necessario adottare una strategia definita “bottom up” che parte dal basso. Al contrario, se i protocolli saranno calati dall’alto e imposti è molto facile che non verranno applicati.

Standardizzare i processi

Puoi partire con l’identificare i processi chiave all’interno della struttura e standardizzarli. Ciò significa stabilire procedure dettagliate e uniformi per svolgere ogni compito, dalla gestione della chiamata in entrata a come presentare un preventivo di spesa o come gestire i preventivi in stand by.

La standardizzazione garantisce mediamente una maggiore qualità erogata e un miglioramento dei processi di lavoro che porteranno anche a un miglioramento dei principali indici aziendali: fatturato, flusso di cassa e utile.

Definire le procedure e le linee guida

Una volta definito l’obiettivo, coinvolto il personale e identificati i processi e le attività principali, passa alla definizione delle procedure e delle linee guida del protocollo.

Queste procedure dovrebbero essere chiare, dettagliate e step-by-step, in modo che ogni membro del team sappia esattamente cosa fare e come farlo.

Documentare i protocolli

Tutti i protocolli devono essere documentati in modo chiaro e accessibile a tutti i membri del team. Utilizzare formati facilmente consultabili e aggiornarli regolarmente in base alle esigenze in evoluzione della struttura.

Puoi utilizzare documenti cartacei o formati digitali, come file PDF o documenti condivisi online. Assicurati di includere tutte le informazioni necessarie, comprese le istruzioni, i tempi stimati e le responsabilità specifiche per ogni membro del team coinvolto.

Io personalmente adotto delle cartelle condivise su Drive con un file che offre una mappatura generale, con i processi coinvolti, le attività che vengono suddivise in protocolli, dispense, check list e tutto quello che può essere utile a far comprendere in maniera semplice come eseguire una determinata attività.

Formazione continua

Garantire che tutti i membri del team siano adeguatamente formati sui protocolli e le eventuali modifiche apportate. Organizzare sessioni di formazione periodiche per assicurarsi che il personale sia sempre aggiornato sulle procedure.

Monitoraggio e misurazione

Una volta implementato il protocollo, inizia a monitorare e misurare i risultati. Definisci metriche chiave per misurare il successo del protocollo, come il numero di appuntamenti confermati, il tasso di accettazione e il livello di soddisfazione del paziente. Utilizza queste metriche per valutare l’efficacia del protocollo e apportare eventuali miglioramenti.

Controllo continuo e adattamento

Un protocollo extra clinico non deve essere considerato un lavoro concluso una volta implementato. È importante eseguire un controllo continuo per identificare eventuali problemi o aree di miglioramento.

Raccogli feedback dal personale e dai pazienti e apporta i cambiamenti necessari per ottimizzare il protocollo nel tempo. Stabilisci degli incontri cadenzati per discutere dei feedback raccolti e apportare le dovute modifiche.

In conclusione

La presenza di questi protocolli migliora l'efficienza operativa, la comunicazione interna e l'esperienza del paziente. Seguendo queste regole, il personale odontoiatrico può garantire una migliore collaborazione e una cura di alta qualità, potenziando il successo e la reputazione della struttura. 

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