La conservazione sostitutiva è un processo di archiviazione in formato elettronico di documenti quali contratti, ordini, polizze, fatture, libri contabili e tanto altro ancora. Qualsiasi tipo di documento cartaceo può essere sostituito con l’equivalente in formato digitale che, grazie all’apposizione di una firma digitale e di una “marca temporale” (un tipo di bollo digitale), mantiene la validità fiscale e legale del corrispettivo documento cartaceo.
Oggi possiamo sostituire tutto il nostro vecchio archivio cartaceo fatto di faldoni e cartelline con un archivio digitale che mantiene lo stesso valore fiscale e legale.
In Italia questo è stato possibile già dal 2004 (Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze) però, nella pratica, una normativa ai tempi ancora acerba e i costi non proprio economici dei sistemi hanno limitato i vantaggi alle grandi aziende con numeri importanti di documenti. Ma finalmente a giugno dell’anno scorso (DM 17 giugno 2014) le notevoli semplificazioni normative e il progressivo perfezionamento dei sistemi di archiviazione documentale ha reso terribilmente conveniente abbandonare la carta e digitalizzare qualsiasi documento.
Vediamo allora su quali campi si gioca la partita cartaceo VS digitale:
La carta occupa molto spazio, anche in un piccolo ufficio ci possono essere scaffali, ripiani e cassetti occupati da fatture e libri contabili: pensate a quanto spazio sprecato in studio che potrebbe essere impiegato in modo migliore! Qualsiasi tipo di computer occupa sicuramente meno spazio, ed oggi è possibile gestire un archivio digitale anche da tablet e smarthphone.
I documenti cartacei hanno dalla loro una (falsa!) percezione di comodità e facilità d’uso, in effetti si stampa il documento, lo si mette “via” e il gioco è fatto…
Salvo poi l’esigenza di ritrovare quel foglio tra faldoni e cartelle, qui la conservazione digitale mostra i muscoli permettendo di trovare immediatamente il giusto documento tra migliaia di altri, inoltre è già digitale, quindi pronto per essere inoltrato via e-mail, nessun bisogno di scanner o fax.
Pensate ai vostri pazienti che magari vi chiedono quella ricevuta o quella anamnesi: sarete in grado di fornirla immediatamente con evidente risparmio di tempo e darete una immagine moderna ed efficiente del vostro studio.
E, già che ci siamo, eliminiamo anche (quasi) tutte le stampe e i relativi costi: il ciclo di vita di un documento (una fattura o una bolla ad esempio), può essere completamente digitale.
È vero che anni fa c’erano programmi complessi e per nulla intuitivi che hanno contribuito a frenare l’adozione del digitale, ma finalmente queste tecnologie sono mature.
La carta non ha bisogno di manutenzione e, a meno di cataclismi (incendi/inondazioni ecc.), è certamente durevole.
Un computer di contro può essere soggetto a diversi problemi ed è buona norma fare copie di sicurezza (CD o dischi esterni…), senza contare l’obsolescenza tecnologica che impone più o meno frequenti cambi della macchina.
Negli ultimi anni però è esploso il fenomeno del cloud computing, in 2 parole “servizi informatici erogati da siti remoti”.
La conservazione digitale è un esempio di applicazione perfetta per il cloud: zero costi iniziali e solo un prevedibile canone annuo fisso, documenti salvati in datacenter a prova di catastrofe (e nessun bisogno di fare backup finalmente!), accesso a qualunque ora da qualunque dispositivo in qualunque luogo.
Ecco che i vostri documenti diventano indipendenti dalla sorte delle vostre macchine! Si rompe il PC? Non è più un dramma, se ne prende un altro e in 2 minuti riaccederete a tutti i vostri documenti in cloud.
Un vantaggio non trascurabile lo si ha anche nel caso di dover mostrare i documenti (mettiamo il caso di un controllo): i sistemi di conservazione in cloud contemplano una modalità di esibizione, quindi basterà fornire al pubblico ufficiale un account e questi avrà accesso direttamente dal suo ufficio ai soli documenti richiesti.
Ancora qualche considerazione:
Il 31 marzo di quest’anno (2015) le pubbliche amministrazioni sono partite definitivamente con la fatturazione elettronica e questo farà sicuramente da volano per una adozione del digitale più estesa anche tra privati: si parla addirittura del 2020 come una possibile data di fatturazione elettronica obbligatoria tra imprese.
Meglio quindi cavalcare il cambiamento con calma e consapevolezza che subirlo tra qualche anno.
Chi scrive da tempo digitalizza non solo i documenti aziendali ma anche tutte le scartoffie personali come bollette, contratti e qualsiasi cosa meriti di essere conservata, per questo esistono servizi cloud gratuiti molto sicuri ed efficienti, sicuramente più dei cassetti casalinghi (…) Gdrive, Dropbox tra i nomi più famosi.
Fonti
- Conservazione sostitutiva documenti fiscali. Il Decreto Ministeriale del 17 giugno 2014, è entrato in vigore il 27 giugno 2014 (data di pubblicazione sulla gazzetta ufficiale). Da questa data vengono abrogate le disposizioni contenute nel precedente Decreto.
- Sinekarta
- Agenda Digitale
- Facile dire conserviamo i documenti, ma quali documenti? – Sinekarta
- I vantaggi della conservazione sostitutiva dei documenti – Slideshare
- Conservazione sostitutiva: tre motivi per utilizzarla- Colombo Pratiche
