Conservazione digitale dei documenti come fonte di risparmio ed efficienza nello studio odontoiatrico

Per “Conservazione digitale” si intende quell’insieme di regole e procedure informatiche che permettono di conservare un documento in forma digitale, evitando la stampa ma attribuendo al documento una piena validità, sotto il profilo legale.
Il processo di Conservazione digitale è finalizzato, quindi, a rendere un documento elettronico non deteriorabile e disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità: tale valenza legale di forma, contenuto e tempo viene attestata attraverso la firma digitale e la marca temporale. La firma digitale è un tipo di firma elettronica che si appone ai documenti informatici proprio come la firma autografa viene apposta ai documenti cartacei tradizionali. La marca temporale è una sequenza di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per accertare l’effettivo avvenimento di un certo evento. L’associazione tra la firma digitale e la marca temporale permette di garantire la paternità del documento informatico e di renderlo immodificabile e dotato di una data certa.

L’introduzione di un processo di dematerializzazione dei documenti come la Conservazione digitale incide sull’efficienza dell’organizzazione e sull’ottimizzazione delle risorse, impattando prevalentemente su tre tipologie di costo:

• materiali di consumo (carta, toner, stampanti, fax, ecc…)

• spazi occupati dagli archivi cartacei

• tempi di esecuzione delle attività

Ovviamente, più cresce il numero dei documenti o delle pagine da dematerializzare e conservare in modalità sostitutiva, più aumenta il beneficio e il risparmio rispetto alla modalità di gestione tradizionale, manuale e cartacea.

Oltre ai benefici tangibili e misurabili, esistono altri vantaggi più sfumati, ma altrettanto importanti con un alto valore strategico:

• maggiore qualità e tempestività dei dati a disposizione

• possibilità di eseguire le diverse attività con minore affanno

• poter dedicare più tempo e attenzione alle attività e ai clienti

• miglioramento dell’immagine professionale sul mercato servito e potenziale

Contrariamente a ciò che si pensa, la normativa che regola la Conservazione digitale è estremamente flessibile, perché consente la sua adozione senza modificare o alterare i processi esistenti negli studi. Ciò che, invece, cambia, è il tempo dedicato alla conservazione dei documenti digitali: infatti, a parità di documenti da conservare, mentre la stampa cartacea di centinaia di documenti (carella clinica, informativa privacy, consenso informato, scritture contabili, ecc…) potrebbe richiedere diversi giorni, con la Conservazione digitale basterebbero pochi minuti.

La normativa

La normativa per la conservazione digitale della documentazione è ora completa e ben definita sia per gli aspetti fiscali (DMEF 17 giugno 2014 e delle numerose circolari e risoluzioni emanate dall’Agenzia delle entrate), sia sotto il profilo della valenza legale, nei rapporti con la pubblica amministrazione e tra i privati (Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e DPCM 13 dicembre 2014).

Per quanto riguarda in particolare, la dematerializzazione dei documenti sanitari, il Ministero della salute sta ha elaborato un documento recante “Linee guida per la dematerializzazione della documentazione clinica in diagnostica per immagini”. Questo documento è stato predisposto con l’obiettivo di fornire le linee guida per poter gestire la documentazione clinica, ottenuta direttamente in formato digitale, nel rispetto delle attuali normative, nonché prescrivere direttive pratiche e di fattibilità per realizzare la completa dematerializzazione dei documenti sanitari. Il documento contiene un compendio dettagliato dei presupposti giuridici e normativi a supporto del processo di dematerializzazione della documentazione clinica, in termini di valenza giuridica, medico-legale e probatoria offerta da tale documentazione.

Le Linee guida analizzano una pluralità di documenti che spaziano dal referto, alle immagini diagnostiche, fino al referto strutturato che li riunisce entrambi. Per i diversi documenti vengono specificati i tempi di conservazione ed indicati i responsabili organizzativi dell’archiviazione.
Sul documento è stata sancita, in data 4 aprile 2012, l’Intesa tra il Governo, le Regioni e le Province autonome di Trento e di Bolzano sul documento recante “Linee guida per la dematerializzazione della documentazione clinica in diagnostica per immagini – Normativa e prassi”. Rep. Atti n. 81/CSR del 4 aprile 2012.

Con riferimento alla dematerializzazione delle cartelle cliniche, l’articolo 13 comma 5 del decreto legge del 18 ottobre 2012, n.179 ha previsto che “A decorrere dal 1/1/2013, la conservazione delle cartelle cliniche può essere effettuata, anche solo in forma digitale, nel rispetto di quanto previsto dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e dal decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.”.