L’e-commerce per gli ordini nello studio odontoiatrico
Tempo fa per ordinare il materiale di consumo avevamo delle procedure molto diverse da quelle che utilizziamo oggi. Mi ricordo che quando stavamo per terminare un determinato prodotto le assistenti dovevano avvisare la responsabile del consumo, la quale segnava su un foglio appeso in segreteria il materiale da ordinare.
Il giovedì, quando aveva un po’ di tempo a disposizione, l’assistente addetta agli ordini iniziava a cercare sul grande catalogo cartaceo i codici riferiti ai prodotti. In seguito telefonava alla segretaria della ditta venditrice e compilavano in diretta telefonica l’ordine non senza qualche errore dovuto a fraintendimenti o scritture errate.
Altre volte si preferiva aspettare il rappresentante, in modo da compilare insieme a lui la lista dei prodotti da ordinare. Se l’assistente si assentava per malattia o problemi personali gli ordini slittavano di una settimana creando in alcuni casi non pochi problemi dovuti alla mancanza di materiale. Infatti solo una delle assistenti (la responsabile del consumo appunto) sapeva come fare gli ordini.
Una o due volte all’anno si parlava con il rappresentante per definire i prezzi cercando sempre di spuntare quello migliore. Solitamente veniva offerta una particolare scontistica riservata alle persone che, come me, facevano parte di una particolare elite (in base a loro parametri e preferenze). Il mio ego era molto soddisfatto (non era da tutti far parte di un’elite) e inoltre potevo accedere a una scontistica che mi appariva molto favorevole.
Tutto sommato ero soddisfatto di questa mia organizzazione. Sentivo di fare un affare a comprare presso quella ditta e avevo organizzato l’orario di un’assistente affinché avesse il tempo disponibile per eseguire gli ordini.
Tutto quadrava… finché la responsabile degli ordini venne a mancare per un periodo e quindi decisi di cambiare le modalità di acquisto. Fu allora che mi resi conto di quanto antieconomico fosse il vecchio modo di lavorare.
Iniziai a valutare 10 prodotti (una specie di benchmark del materiale) per avere dei prezzi di riferimento da confrontare con le altre aziende. Tra le ditte ne scelsi anche una che era passata al catalogo digitale e da cui già mi servivo occasionalmente.
La prima cosa che scoprii fu “illuminante”. Il prezzo superscontato per i dentisti che facevano parte della famosa elite era simile al prezzo standard del catalogo digitale.(!) Inoltre, era anche difficile conoscere il vero prezzo in quanto bisognava sempre calcolare la percentuale di sconto (che variava da prodotto a prodotto), mentre sul catalogo digitale il prezzo era ufficiale e trasparente.
Anche il tempo dell’assistente per cercare i prodotti sul catalogo, per telefonare o parlare con il rappresentante pesava sull’aspetto economico dello studio.
Ero passato da molti anni dall’agenda cartacea a quella digitale, decisi quindi che era arrivato il momento di passare anche dal catalogo cartaceo a quello digitale. I vantaggi che ottenni furono notevoli in tutti sensi.
Catalogo digitale contro catalogo cartaceo
Prezzi più chiari: avere l’esatto prezzo di quanto costa un prodotto e non soltanto quello di un catalogo cartaceo che “poi vedrà che le faccio lo sconto” è senz’altro molto più trasparente e utile per poter pianificare delle spese e fare dei confronti tra le varie aziende.
Semplicità degli ordini: man mano che eseguiamo gli ordini, i nostri prodotti vengono memorizzati e quindi si viene a creare un catalogo personalizzato. L’assistente quindi si troverà già la lista dei prodotti che solitamente ordiniamo e non farà altro che cliccare sulla foto del materiale per ordinarlo, senza bisogno di ricercare codici su codici. La semplicità del procedimento è tale che tutti possono farlo anche nel caso in cui la responsabile degli ordini sia assente. Inoltre si può eseguire l’ordine in ogni momento da qualsiasi computer collegato alla rete. In casi eccezionali si possono fare gli ordini anche da casa.
Risparmio di tempo: non bisogna trascrivere tutti i prodotti su un foglio per poi cercarli sul catalogo e chiamare l’ufficio o il rappresentante, ma si possono inserire gli ordini in attesa direttamente sul computer per poi eseguirli tutti insieme con un semplice click.
Controllo e gestione: si può avere, in tempo reale, la lista degli ordini eseguiti e la fattura di quelli consegnati. Inoltre, si può valutare uno storico di tutti gli ordini effettuati. Le fatture sono già in formato digitale e non devono essere fotocopiate o scannerizzate per il commercialista.
Nel passaggio dal catalogo cartaceo a quello digitale si può ottenere un importante risparmio di tempo (un’ora alla settimana sono una settimana di lavoro all’anno risparmiato) e risparmio di costi (i costi di un catalogo cartaceo anche se scontati in certi casi sono maggiori di quelli del catalogo digitale).
In una realtà come quella odierna in cui il risparmio di tempo e di costi è fondamentale per rimanere concorrenziali, il catalogo digitale rappresenta un valido aiuto per migliorare la redditività dello studio.
Il dottor Caprara tiene corsi per odontoiatri e per il personale ausiliario.
